Integritetspolicy

INTEGRITETSPOLICY

Ecris AB (nedan ”Bilia” eller ”vi”) värnar om din personliga integritet och genom denna integritetspolicy vill vi informera dig om hur vi hanterar dina personuppgifter som vi samlar in i samband med att du gör ett köp av våra varor och/eller tjänster eller på annat sätt besöker oss, på vår anläggningar eller via vår hemsida. Vi behandlar självklart dina personuppgifter i enlighet med gällande lagstiftning och regler för dataskydd och har vidtagit tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter mot oavsiktlig eller otillåten förstörelse, förlust eller ändring, obehörigt avslöjande eller åtkomst och andra otillåtna former av behandling.

Vem är ansvarig för dina personuppgifter?

Ecris AB, org.nr. 556484-6334, med adress Bäckamarken 5, 555 92 Jönköping och telefonnummer 010-497 59 00 är personuppgiftsansvarig för hanteringen av dina uppgifter i enlighet med denna policy.

Behandlade personuppgifter samt ändamål och rättslig grund för behandlingen

De personuppgifter som vi behandlar är uppgifter som du lämnat till oss eller uppgifter som vi samlat in från en tredje part.

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter för att fullgöra vårt avtal med dig eller för att vidta åtgärder på begäran av dig innan avtal ingås:

· Om du som kund eller representant för ett företag gör ett köp hos oss, behandlar vi uppgifter om ditt namn, dina kontaktuppgifter, ditt kundnummer samt ditt kortnummer i syfte att administrera vårt kundförhållande, inklusive förekommande kreditprövningar samt dina betalningar. Vi behandlar även dessa uppgifter för att fullgöra våra skyldigheter som följer av de avtal som du har ingått med oss och för att förse dig med den information om de produkter och tjänster som du har begärt från oss.

· Vi behandlar uppgifter om ditt namn, dina kontaktuppgifter, ditt kundnummer för att kunna hantera dina eventuella anspråk på ångerrätt, reklamation, krav eller garanti.

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning:

· Vi behandlar uppgifter om ditt namn och dina kontaktuppgifter för att kunna kommunicera med dig som kund, eller om du begärt en offert från oss, genom att skicka direktmarknadsföring, inbjudningar till evenemang, nyhetsbrev, kund- eller marknadsundersökningar via post, e-post eller sms. Vårt berättigade intresse av att behandla dina personuppgifter är att vi vill kommunicera med dig som tidigare gjort ett köp eller som begärt en offert i marknadsföringssyfte samt för att kunna utvärdera och förbättra vårt erbjudande.

· Vi behandlar uppgifter om ditt namn och dina kontaktuppgifter för att kunna kommunicera med dig som potentiell kund genom att skicka direktmarknadsföring, inbjudningar till evenemang och nyhetsbrev via post, e-post, sms eller telefon. Vårt berättigade intresse av att behandla dina personuppgifter är för att kunna kommunicera med dig som potentiell kund i marknadsföringssyfte.

· Om du besöker någon av våra hemsidor eller om du använder vårt lokala nätverk (WiFi) så kan vi komma att automatiskt samla in personuppgifter såsom din IP-adress eller namnet på den enhet du använder i vårt lokala nätverk. Vi samlar in sådana personuppgifter i syfte att motverka olovliga intrång eller nyttjanden av våra IT-resurser samt för att förenkla felsökning.

· Vi kan komma att behandla rörligt material från övervakningskameror när du besöker någon av våra anläggningar. Vi använder övervakningskameror i syfte att förebygga, förhindra eller upptäcka brottslig verksamhet samt för att övervaka och säkerställa funktion av våra parkeringar.

· Om du kontaktar Bilia, via exempelvis vår hemsida, e-post, chatt eller telefon, så behandlar vi de personuppgifter du lämnar i syfte att hantera din förfrågan. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera samt administrera kontakten med dig. Om du ringer vår kundservice kan vi komma att spela in ditt samtal med oss och använda detta i syfte att utbilda och utveckla våra medarbetare för att öka vår kundnöjdhet.

· Om du angetts som kontaktperson eller liknande på ett företag behandlar vi ditt namn och kontaktuppgifter i samband med upphandlings-/inköpsförfaranden, andra avtalsförhandlingar, fakturering eller liknande i syfte att genomföra urval, teckna avtal och administrera avtalet. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att kommunicera med dig som kontaktperson för att upprätthålla och fullfölja våra åtaganden i affärsrelationen.

· För att utveckla och förbättra våra produkter, tjänster, applikationer, tekniska system och IT-infrastruktur samt genomföra tester använder vi i vissa fall dina personuppgifter. Den lagliga grunden är vårt berättigade intresse av att göra uppdateringar av den teknik som gör det möjligt att utveckla de system vi använder eller för dig att kunna besöka vår webbplats, handla i vår webbshop eller för att kunna förstå hur du som kund upplever våra produkter och därigenom förbättra befintliga och utveckla nya tjänster.

· Då du anmält dig till ett evenemang så använder vi dina kontaktuppgifter och andra relevanta uppgifter för att tillhandahålla, administrera och följa upp evenemanget, t.ex. för att beräkna antalet deltagare. Vårt berättigade intresse att behandla uppgifterna är att tillhandahålla evenemang för att informera om och marknadsföra våra produkter och tjänster.

· Vi är aktiva på flera sociala medieplattformar inklusive Facebook, Instagram, YouTube och LinkedIn. Vi använder dessa kanaler för att informera om vårt verksamhet och våra produkter, interagera och kommunicera med användare, rikta marknadsföring mot specifika målgrupper, visa annonser och samla in statistik. Dessutom använder vi sociala medier för rekrytering. Vi har ett berättigat intresse av att kunna leverera marknadsföring på ett målgruppsanpassat sätt, publicera innehåll och information på våra konton i sociala medier samt kommunicera med användare av sociala medieplattformar. Vi och de enskilda sociala medierna har ett gemensamt personuppgiftsansvar och vi ansvarar endast för behandlingen av personuppgifter som är kopplade till våra konton på dessa plattformar. För mer information om hur varje social medieplattform hanterar dina personuppgifter, hänvisar vi till deras respektive integritetspolicy.

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter om du har lämnat samtycke till det:

· Vi har inte rätt att behandla känsliga personuppgifter eller uppgifter om brott inom ramen för vår kundadministration. Vi får dock behandla känsliga personuppgifter om det krävs för att vi ska kunna tillvarata rättsliga anspråk.

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter för att fullgöra rättsliga förpliktelser:

· Vi behandlar även dina personuppgifter i den mån behandlingen är nödvändig för att följa tillämplig lagstiftning, myndighetsbeslut och eventuella andra rättsliga förpliktelser som åvilar oss. Till exempel sparar vi personuppgifter om ditt avtal med oss i den utsträckning det är nödvändigt för att följa gällande bokföringslag.

Vilka kan få tillgång till dina personuppgifter?

Som utgångspunkt behandlas dina personuppgifter endast av relevanta bolag i Bilia-koncernen samt av Bilia koncernens interna IT-bolag, Motorit AB. När vi delar personuppgifter med relevant bolag i Bilia-koncernen är bolaget i de allra flesta fall personuppgiftsbiträde till oss vilket innebär att bolaget behandlar dina personuppgifter för vår räkning. Till exempel delar vi dina personuppgifter med Bilia AB som på vårt uppdrag sköter marknadskommunikationen med dig som kund. Vi delar även personuppgifter med andra aktörer som är våra personuppgiftsbiträden t.ex. leverantörer som vi anlitar för datalagring eller annan datahantering, betalningstjänster, distribution av varor eller information, tryck, marknadsföring eller analyser. Personuppgiftsbiträdet har ingen egen rätt att använda eventuella personuppgifter och Bilia ingår biträdesavtal med leverantören.

Vi behandlar som huvudregel endast dina personuppgifter inom EU/EES. I de fall personuppgifter behandlas utanför EU/EES säkerställer vi att dina rättigheter skyddas genom att överföringen omfattas av lämpliga skyddsåtgärder i enlighet med EU:s dataskyddsförordning. Lämpliga skyddsåtgärder kan exempelvis utgöras av att mottagarlandet har en adekvat skyddsnivå eller säkerställas via EU-godkända standardavtalsklausuler.

Vi kan komma att lämna ut dina personuppgifter till myndigheter för att det är nödvändigt eller för att de har rätt till information t.ex. för avregistrering av fordon i vägtrafikregistret.

Bilia kan även komma att lämna ut dina personuppgifter till följande aktörer som själva är personuppgiftsansvariga för sin hantering av dina personuppgifter:

· Vi kan komma att lämna ut ditt personnummer och ekonomisk information till kreditföretag för kreditupplysning.

· Om du som kund önskar genomföra en betalning till oss via ett betalningsinstitut så lämnar vi ut ditt registreringsnummer samt kontaktuppgifter till betalningsinstitutet.

· Vi kan även komma att lämna ut fordonsinformation till andra aktörer inom bildemonteringar auktoriserade nätverk för att nätverket ska kunna erbjuda kunder rätt tjänster.

· För att ge dig en bättre kundupplevelse så kan vi komma att dela dina personuppgifter med andra bolag inom Bilia-koncernen.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi behandlar aldrig dina personuppgifter under en längre tid än vad som är tillåtet enligt tillämplig lag, förordning, praxis eller myndighetsbeslut. Personuppgifter som vi behandlar i syfte att fullgöra vårt avtal med dig behandlas som utgångspunkt under den tid det är nödvändigt för att vi ska kunna administrera avtalsförhållandet och fullgöra våra åtaganden i förhållande till dig. För att följa tvingande lag, för att du har lämnat ditt samtycke till det eller för att vi har rätt att göra så enligt en intresseavvägning kan vi dock komma att spara dina personuppgifter under en längre tid i enlighet med nedan.

· För bokföringsändamål sparar vi i enlighet med gällande bokföringslagstiftning information som krävs enligt sådan lag om vårt avtal med dig i sju år.

· I enlighet med gällande lagstiftning har vi rätt att lagra dina kontaktuppgifter för direktmarknadsföring under en tid efter ditt köp eller efter att vårt avtal har löpt ut. Beroende på vad avtalet rör är denna tid olika lång.

o Om dina personuppgifter har samlats in från annan än dig själv och rör kontaktuppgifter i din egenskap av representant för ett företag eller organisation sparar vi dina kontaktuppgifter för marknadsföringsändamål i max tre månader från och med insamlandet.

· För att kunna hantera eventuella reklamationer eller garantiåtaganden sparar vi ditt namn, dina kontaktuppgifter, registreringsnumret på ditt fordon, uppgifter om ditt köp under tre år från dagen för köpet eller under den tid som garantiåtagandet gäller. Personuppgifterna sparas under tre år för att kunna hantera din lagstadgade rätt till reklamation på de delar du köpt.

· Då du godkänner ett avtal med Bank-id så sparar vi ditt personnummer i en månad.

· Då du ringer vår kundservice, och inte väljer att tacka nej till att ditt samtal spelas in, så sparar vi samtalet i tre månader.

· Information från övervakningskameror sparas maximalt i 7 dagar och loggfiler vid nyttjande av vårt nätverk i maximalt 60 dagar.

Dina personuppgifter kan sparas längre än vad som angetts ovan i den mån vi är skyldiga att göra det enligt lag, förordning eller myndighetsbeslut.

Dina rättigheter

Nedan följer en beskrivning av de rättigheter du har avseende vår behandling av dina personuppgifter. För att utöva dina rättigheter är du välkommen att kontakta oss, se kontaktuppgifter nedan. Mer information om dina rättigheter hittar du på Integritetsskyddsmyndigetens hemsida, www.imy.se.

Rätt till information

· Du har rätt att bli informerad om hur vi behandlar dina personuppgifter. Vi gör det bland annat genom denna integritetspolicy, våra hemsidor, i vissa dokument du får från oss, via skyltar och dekaler samt genom att svara på frågor från dig.

Rätt att inge klagomål

· Om du skulle ha några klagomål avseende vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att lämna ett klagomål till svenska Integritetsskyddsmyndigheten (www.imy.se).

Rätt att återkalla ditt samtycke

· Du har rätt att när som helst återkalla hela eller del av ett lämnat samtycke om behandling av personuppgifter. Återkallelsen av ditt samtycke får dock ingen effekt på vår behandling av dina personuppgifter för tiden innan återkallelsen ägde rum.

Rätt att invända

· Du kan invända mot att dina uppgifter behandlas för marknadsföringsändamål och profilering. Då kommer vi upphöra att behandla dina uppgifter. Du har även rätt att invända mot att dina uppgifter behandlas baserat på en intresseavvägning.

Rätt till tillgång

· Du har rätt att begära information om vilka personuppgifter som vi behandlar om dig och hur uppgifterna behandlas. Du har även rätt att begära en kopia av de personuppgifter som behandlas av oss.

Rätt till rättelse

· Du har rätt att utan onödigt dröjsmål få felaktiga uppgifter rättade och att be oss komplettera ofullständiga uppgifter genom att lämna oss korrekta uppgifter.

Rätt till radering (rätten att bli bortglömd)

· Du har när som helst rätt att begära radering av dina personuppgifter, t.ex. om behandlingen inte längre är relevant i förhållande till ändamålet uppgifterna samlades in för, om behandlingen grundar sig på ditt samtycke och du återkallar det , om behandling sker för direktmarknadsföring och du motsätter dig att uppgifterna behandlas eller om du motsatt dig behandling som sker baserat på en intresseavvägning. Vi kan dock inte radera uppgifterna i de fall uppgifterna är nödvändiga för oss för att exempelvis fullgöra vårt avtal med dig eller för att följa tillämplig lagstiftning.

Rätt till begränsning

· Du kan i vissa särskilda situationer begära att behandlingen av dina uppgifter begränsas, t.ex. om du anser att uppgifter om dig är felaktiga och du begärt rättelse av dina uppgifter eller om du invänt mot en behandling och vi utreder om vårt intresse väger tyngre än ditt intresse att personuppgifterna inte behandlas.

Rätt att flytta dina personuppgifter (dataportabilitet)

· Om du har lämnat ditt samtycke eller om vi grundar behandlingen på avtal med dig har du rätt att få ut de personuppgifter som rör dig som du har lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig eller få vår hjälp att överföra uppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig när detta är tekniskt möjligt.

Kontaktinformation

Om du vill utöva dina rättigheter kan du skicka brev till Bilia på adressen ”Bilia Personbilar AB Attention: Kundservice, Ecris AB, Strömledningsgatan 11, 721 37 Västerås” ellervia e-post till Bilia på Bilia.nu@bilia.se. Har du frågor om kring vår hantering av personuppgifter är du även välkommen att kontakta oss per telefon 0771-400 000 och uppge att du söker vårt dataskyddsombud.

______________________

Denna integritetspolicy fastställdes av Ecris AB den 2024-09-12.